Adoptan medidas de urgencia en materia de contratación estatal en Colombia por COVID-19

Por medio del Decreto 440 de 2020 el Departamento Nacional de Planeación (DNP) estableció varías medidas en materia de contratación estatal, con la finalidad de prevenir la propagación de la pandemia, evitando el contacto entre las personas y propiciando el distanciamiento social.

En caso de que su empresa se haga partícipe de algún proceso de selección con entidades públicas o si adelanta alguno de los siguientes procedimientos, tenga en cuenta las siguientes medidas durante el estado de emergencia económica, social y ecológica.

1. Suspensión de procedimientos de selección de contratistas y revocatoria de actos de apertura: las entidades estatales, por razón del servicio y como consecuencia de la emergencia, podrán (i) suspender los procedimientos de selección o (ii) revocar, de manera motivada los actos administrativos de apertura, siempre y cuando no se haya superado la fecha para la presentación de ofertas.

Tenga en cuenta que estas decisiones son potestativas, por lo cual deberá estar al tanto de cada proceso de selección o contratación, según los medios normales de comunicación y publicidad de los mismos, para conocer si se han adoptado alguna de estas medidas.

En cualquier caso, tenga en cuenta que conforme al Decreto, contra estos actos administrativos no proceden recursos.

2. Adición y modificación de contratos estatales: se permitirá la adición sin limitación de valor, de los contratos relacionados con bienes, obras o servicios que aseguren una mejor gestión y mitigación de la situación de emergencia, lo cual deberá justificarse. Esta medida aplicará para los contratos vigentes y que se suscriban.

Recomendamos tener en cuenta que no todos los contratos serán objeto de esta medida, sino únicamente aquellos que conforme al principio de planeación sean debidamente justificados. Las formalidades para la adición o modificación no han sido sujeto a ningún cambio, por lo que deberán suscribirse los documentos indicados en cada caso.

3. Contratación de urgencia: se permite la declaratoria de urgencia manifiesta por las entidades estatales y de aquellas excluidas de la Ley 80 de 1993 (entidades estatales de régimen especial) y bajo la misma, la contratación directa de suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras en el futuro inmediato, con el objetivo de prevenir, contener y mitigar los efectos del Coronavirus COVID-19.

Sugerimos hacer un seguimiento frecuente a los portales de contratación y poner en conocimiento de las entidades públicas de las capacidades y servicios que se encuentren en capacidad de ofrecer relacionados con la emergencia económica, social y ecológica.

4. Pago de contratistas del Estado: las entidades estatales deberán implementar mecanismos electrónicos para recepción, trámite, pago de facturas y cuentas de cobro de sus contratistas. Esto sin perjuicio de lo previsto en el artículo 616.1 del Estatuto Tributario (factura y documento equivalente).

Sugerimos tener contacto permanente con las entidades estatales con las que tengan una relación jurídica vigente para conocer qué mecanismos se adoptarán en cada entidad o caso en particular.

5 Procedimientos sancionatorios: las audiencias programadas bajo el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 (imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento) se podrán realizar a través de medios electrónicos, los cuales deberán garantizar el acceso de los contratistas y de quienes hayan expedido la garantía.

Sugerimos ponerse en contacto con las entidades públicas ante las cuales cursen procedimientos para conocer las medidas adoptadas en cada caso, y conocer y acordar los mecanismos que se seguirán para los procesos de imposición de multas, sanciones y declaratoria de incumplimientos.

6. Audiencias públicas en procesos de selección: la entidad estatal deberá indicar y garantizar (i) su realización a través de medios electrónicos y de comunicación, (ii) los mecanismos que empleará para el registro de la información generada; (iii) el procedimiento de intervención de los interesados; (iv) el levantamiento de actas de lo acontecido en las audiencias.

Si se tiene planeado participar de un proceso de selección o contratación pública, recomendamos estar atentos al portal de contratación o mecanismo empleado por cada entidad pública para conocer cuáles serán los medios electrónicos o comunicación que se emplearán para adelantar las audiencias. En caso de ser necesario, deberá solicitarse mediante los medios usuales prórrogas de plazos requeridos para preparar la capacidad tecnológica y de sistemas para hacerse partícipe de los mismos.

7. Utilización de instrumentos de agregación de demanda: las entidades territoriales preferirán, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, la compra por catálogo derivado de los Acuerdos Marco de Precios vigentes y dispuestos en la tienda virtual de Colombia Compra Eficiente.

Esta facultad es potestativa, lo que significa que no necesariamente las entidades públicas seguirán este mecanismo. Tenga en cuenta el mecanismo que empleará la entidad pública para adquirir estos bienes de cara a su modalidad de oferta.

8. Mecanismos de agregación de demanda de excepción: Colombia Compra Eficiente diseñará y organizará el proceso de contratación para los acuerdos marcos de precios por contratación directa, con el fin de facilitar el abastecimiento de bienes y servicios. Así mismo en los Acuerdos Marco de Precios vigentes podrá configurar catálogos de emergencia con proveedores pre-existentes, así como nuevos proveedores.

Conforme a lo dispuesto en este Decreto, la medida necesitará de la regulación de parte de Colombia Compra Eficiente. Comunicaremos cualquier evolución sobre este particular.

9. Contratos del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores:  el fondo podrá celebrar convenios interadministrativos internos y contratos para adquirir de entidades públicas extranjeras, empresas privadas extranjeras y otras organizaciones o personas extranjeras, bienes y servicios necesarios para mitigar la pandemia y sus efectos, sin aplicar la Ley 80 de 1993. Deberá justificarse la conexidad entre los bienes adquiridos y la mitigación de la pandemia.

Sugerimos estar al tanto de la página del Fondo Rotatorio y del portal de contratación para conocer las necesidades y procesos de contratación adelantados por esta entidad.

10. Adquisición en grandes superficies: las entidades públicas podrán adquirir bienes relacionados con la emergencia a través del instrumento de agregación de demanda de grandes superficies, hasta por un monto máximo de la menor cuantía de la respectiva entidad.

DISCLAIMER: Please note that the situation surrounding COVID-19 is evolving and that the subject matter discussed in these publications may change on a daily basis. Please contact the author or your responsible Holland & Knight lawyer for timely advice.

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