Nueva Circular Externa 100-000003 de 2023 Superintendencia de Sociedades de Colombia

La Superintendencia de Sociedades de Colombia publicó la Circular Externa 100-000003 del 11 de septiembre de 2023 (la Circular), por medio de la cual: 1) modificó los plazos para la presentación del Informe 42-Prácticas empresariales (Informe 42); 2) determinó la integración del Informe 50-Prevención prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) con el Informe 52-Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), a través del Informe 75-Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT) y PTEE (Informe 75); y 3) estableció los requerimientos y nuevos plazos para la presentación del Informe 58-Oficiales de cumplimiento (Informe 58). Además, la Circular estableció las fechas de presentación de los informes para los años sucesivos, las cuales serán aplicables a partir del 2024.

1. Informe 42 – Prácticas empresariales

Para los siguientes cortes y años sucesivos, la presentación del Informe 42 deberá realizarse anualmente de acuerdo con los dos últimos dígitos del Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado, sin incluir el dígito de verificación; con base en la siguiente tabla.

2. Informe 75 – Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT) y Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)

• A través del Informe 75 se integran los Informes 50 y 52, referentes a la prevención del riesgo de LA/FT y PTEE.
• Son sujetos obligados a presentar el Informe 75 aquellos que deben cumplir con lo dispuesto en los Capítulos X¹ y XIII² de la Circular Básica Jurídica.
• La presentación del Informe 75, para el corte a 31 de diciembre del 2022, deberá realizarse de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT del sujeto obligado, sin incluir el dígito de verificación; con base en la siguiente tabla:

• La presentación del Informe 75, para los siguientes cortes y años sucesivos, deberá realizarse anualmente de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT del sujeto obligado, sin incluir el dígito de verificación; con base en la siguiente tabla.

3. Informe 58 – Oficiales de Cumplimiento

• Deben diligenciar el Informe 58 los sujetos obligados que deben tener: 1) un oficial de cumplimiento del SAGRILAFT conforme a lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica y/o 2) un oficial de cumplimiento PTEE, conformé con lo dispuesto en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica; cada vez que sea nombrado o designado por el órgano competente.
• Este informe debe enviarse dentro de los 15 días hábiles siguientes al respectivo nombramiento o cambio y, la fecha de corte del Informe 58 debe corresponder a la fecha del acta donde el máximo órgano social nombra el oficial de cumplimiento.
• De manera independiente, como archivos PDF dentro de los dos días hábiles siguientes al envío del Informe 58, adicionalmente, deben presentarse en el portal de la Superintendencia de Sociedades los siguientes documentos:
  • Hoja de vida del oficial de cumplimiento (SAGRILAFT y/o PTEE)
  • Certificación del cumplimiento de los requisitos para ser nombrado oficial de cumplimiento (SAGRILAFT y/o PTEE)
  • Una copia del documento que dé cuenta del registro del oficial de cumplimiento SAGRILAFT ante el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) administrado por la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF)
  • Copia del acta de la junta directiva o Máximo Órgano Social con designación del oficial de cumplimiento (SAGRILAFT y/o PTEE)
  • Documento que acredite el conocimiento en materia de administración del riesgo LA/FT o riesgo LA/FT/FPADM y/o PTEE
  • Certificado de la verificación de inhabilidades e incompatibilidades del oficial de cumplimiento suscrito por el representante legal (SAGRILAFT y/o PTEE)

La Superintendencia de Sociedades al final de la Circular Externa establece las instrucciones para la presentación de los Informes, los cuales deben diligenciarse a través del aplicativo STORM USER.

Notas

¹ Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020. Modificada parcialmente por las Circulares Externas 100-000004 del 9 abril de 2021 y 100-000015 del 24 de septiembre de 2021.

² Circular externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021.

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