SIC publica Guía para Tratamiento de Datos Personales en Propiedades Horizontales en Colombia
La Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia publicó la "Guía sobre el Tratamiento de Datos Personales en la Propiedad Horizontal." Este documento tiene como propósito presentar sugerencias a todos quienes traten datos personales en edificios o conjuntos de uso residencial, comercial o mixto, que estén sometidos al régimen de propiedad horizontal.
La Superintendencia recuerda que es importante tener pautas especiales para la recolección de huellas dactilares, datos relativos a la salud, fotos e incluso efectuar videograbaciones, pues ello debe cumplir con lo que ordene el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. Este tipo de información es considerada como datos sensibles, los cuales deben estar rodeados de cuidado especial y diligencia en cualquier actividad que se realice con los mismos.
En relación con la posibilidad de tratar datos personales de niñas, niños y adolescentes (NNA) es importante que los edificios o conjuntos residenciales recuerden que los NNA gozan de una especial protección y que la autorización para el tratamiento de sus datos debe ser otorgada por su representante legal. El tratamiento en estos casos debe responder y respetar el interés superior de los NNA y además, debe asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
Adicionalmente, la Superintendencia recuerda que cuando el edificio o conjunto residencial contrata a otra empresa o a un tercero, quien será considerado como el Encargado del tratamiento, para realizar actividades de vigilancia y seguridad u otro tipo de actividad, se recomienda que se le exija el cumplimiento de su política de tratamiento de datos personales. Por consiguiente, en los contratos de prestación de servicios deben pactarse con estos terceros las obligaciones que deben cumplir, relacionados con el tratamiento de datos personales. Es recomendable pactar cláusulas en las que se obligue al tercero a cumplir las políticas de tratamiento de datos personales de los conjuntos o edificios, garantizar seguridad y confidencialidad de los datos personales, etc.
La entidad también recomienda ubicar avisos de privacidad en sitios fácilmente visibles y que además, se utilicen avisos para informar a las personas que están siendo video vigiladas. Estos avisos entonces deben ser fácilmente visibles, legibles y comprensibles y deben ubicarse en porterías, ascensores, garajes y todos los demás sitios en donde se utilicen cámaras o mecanismos de vigilancia.
Por último, se recomienda que los edificios o conjuntos capaciten a todos quienes tienen acceso a los datos personales para que no suministren ni permitan el acceso a esta información a terceros no autorizados por los titulares de la información. Asimismo, para garantizar la confidencialidad de los datos es importante no enviar comunicaciones electrónicas masivas que permitan a los destinatarios conocer información de otras personas; de la misma manera, se deben remitir estos mensajes únicamente a quienes hayan dado autorización previa, expresa e informada con dicho propósito.
Recordamos que todos los edificios y conjuntos deben hacer una revisión exhaustiva de las obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 les impone y tener especial cuidado con los datos personales sensibles que tratan con ocasión de su actividad. Holland & Knight invita a sus clientes que tengan dudas o inquietudes acerca de las implicaciones de la Guía o de la aplicación de la normatividad, para que nos contacten y reciban una asesoría completa, oportuna y adecuada.
La información establecida en esta alerta es para el conocimiento y la formación general de nuestros lectores. Cabe señalar que no está diseñada para ser la única fuente de información al examinar y resolver un problema legal. Además, las leyes de cada jurisdicción son diferentes y cambian constantemente. Si tuvieran preguntas específicas sobre una situación de hecho en particular, le instamos a que consulte a un asesor legal competente.