Obligaciones del Registro Nacional de Bases de Datos Personales en 2024 ante la SIC en Colombia

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia reiteró la importancia de cumplir con las obligaciones dispuestas por la misma a través de la Circular 003 del 1 de agosto 2018, referentes a la actualización y registro de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

Son responsables de cumplir con esta obligación las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) (aproximadamente COP$4.706.500.000 para el 2024) y las personas jurídicas de naturaleza pública. Deben de inscribir en el RNBD información general sobre sus bases de datos que contengan datos personales y sobre el tratamiento que se realiza sobre las mismas; lo dicho, en concordancia con lo establecido por la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 1581 del 2012).

Así pues, todas aquellas organizaciones obligadas deben de realizar la actualización anual de la información reportada en el RNBD antes del 31 de marzo de 2024.

En adición a la actualización general, las mencionadas también deben cumplir las siguientes obligaciones:

• Actualización de reportes: a más tardar dentro de los primeros 15 días hábiles de febrero (es decir, el 21 de febrero de 2024), se debe efectuar el reporte de reclamos presentados por titulares de datos personales en el segundo semestre de 2023. En el evento de que no se presenten reclamos, se debe de notificar que no se presentan novedades.
• Actualización mensual: de realizarse cambios sustanciales en la información reportada en el RNBD, esta deberá actualizarse dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes.
• Nuevas bases de datos: cuando se genere una nueva base de datos por parte del responsable del tratamiento, la misma deberá inscribirse en un tiempo máximo de dos meses posteriores a su creación.

La inobservancia de estas obligaciones ha resultado en el incremento de controles y vigilancia que ejerce la SIC, generando órdenes administrativas y multas elevadas a quienes no cumplen.

La oficina de Holland & Knight en Bogotá cuenta con la experiencia requerida para asesorar a las empresas en estos asuntos, por lo que, en caso de tener cualquier duda o inquietud sobre estas u otras disposiciones de la entidad, los invitamos a ponerse en contacto con los autores.

La información contenida en esta alerta es para la educación y el conocimiento general de nuestros lectores. No está diseñada para ser, y no debe ser usada como, la única fuente de información cuando se analiza y resuelve un problema legal, y no debe sustituir la asesoría legal, que se basa en un análisis específico de los hechos. Además, las leyes de cada jurisdicción son diferentes y cambian constantemente. Esta información no tiene por objeto crear, y su recepción no constituye, una relación abogado-cliente. Si tiene preguntas específicas sobre una situación de hecho concreta, le instamos a que consulte a los autores de esta publicación, a su representante de Holland & Knight o a otro asesor legal competente.